Qu'est ce que la gestion électronique des documents (GED)
La Gestion Electronique des Documents est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Elle contribue à leur cycle de vie, depuis le brouillon jusqu'au retrait et permet de gérer, classer et retrouver efficacement tout document.
La GED n'est pas une application anti papier (dématérialisation) mais un moyen de gagner en efficacité et fiabilité dans la manipulation journalière des documents.
Un document est pris içi au sens large puisqu'il peut être une liasse (ex: réponse à appel d'offre) de documents élémentaires. Chaque document peut être un traitement de texte, un pdf, une photo, un scan de courrier ou de note manuscrite.....
Tout ces documents sont accessibles et gérables à partir des PC de l'entreprise; l'application tourne dans le serveur.
Quand aux gains de fiabilité et productivité, il faut simplement faire un survol du temps passé chaque semaine à trier /classer /retrouver /faire évoluer les documents en général pour mesurer l'importance des applications GED.
NUXEO
Il existe aujourd'hui quelques produits open source accessibles à tous et dont la qualité et les fonctionnalités sont tout à fait comparables aux autres produits. Nous vous proposons NUXEO qui est aujourd'hui un produit complet fiable et reconnu. visitez leur site
Sa technologie basée sur les composants java lui permet d'être très évolutif. Comme les autres produits, il utilise une base de données (POSTGRES dans notre cas) open source qui assure la bonne organisation des données liées aux documents. Les processus (workflows) de création, commentaires, approbations, publication.. sont simples à comprendre et à utiliser.
SERVICE
Comme toute application d'entreprise, il convient de choisir un scénario d'introduction progressif (rien n'oblige à tout migrer et une bonne transition sera celle que souhaiteront les utilisateurs), adaptable et qui offre une prise en main facile.
Nous vous proposons :
- De définir avec vous un plan d'introduction de GED
- De définir avec vous un plan documentaire de base
- D'effectuer les "adaptations" minimales de l'application
- De l'installer sur votre serveur et la tester
- De former les utilisateurs (et le responsable de la documentation/responsable du serveur)
- De suivre et assister le démarrage de la GED.
- Le support du produit installé
En conclusion
La question à se poser est celle du temps dépensé par personne à la manipulation de la documentation (au sens large) et de la fiabilité de cette activité. Il faut ensuite estimer les gains d'un outil GED. L'outil lui même, sa stratégie d'introduction deviennent alors des sujets simples à gérer.
Et si vous en avez le temps, consultez l'article de Wikipédia consacré à la GED
